Types de documentation d'expédition : nationale et internationale

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L'expédition est l'un des aspects les plus cruciaux et les plus complexes de la gestion d'une entreprise de commerce électronique. En gardant à l'esprit le coût global et la logistique, vous devrez également vous assurer que les commandes des clients sont accompagnées des bons documents. Sans la bonne documentation, vous pourriez vous retrouver avec des retards importants ou même des envois bloqués. C'est pourquoi il est important de vous assurer que vos colis sont envoyés avec tous les documents nécessaires.

Les documents d'expédition sont essentiels à inclure lors du transport d'un article d'un endroit à un autre, en particulier pour les envois internationaux. Ces formulaires contiennent des informations sur l'article expédié, avec des détails supplémentaires sur son origine de fabrication et sa destination client. De plus, chaque document peut inclure les réglementations d'importation des pays par lesquels il est acheminé. Ces informations faciliteront le processus de dédouanement et permettront des livraisons internationales rapides.

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Documents d'expédition nationaux

Liste de colisage : Cette liste (ou bordereau) contient une liste de toutes les marchandises incluses dans un envoi. Cela permet d'identifier tout ce qui est inclus dans l'envoi et de confirmer que tous les articles ont été reçus. Cela inclut des détails tels que; date de commande, adresse de livraison, coordonnées, liste des articles expédiés, liste des articles en rupture de stock, quantité, numéros SKU ou UPC et numéro de bon de commande (ou numéro de bon de commande).

Facture commerciale : elle sert de « preuve d'achat » et comprend les détails de la transaction de vente entre le vendeur et le client. Ceci comprend; nom et adresse du client, nom et adresse du vendeur, numéro de facture, description de l'article, quantité, coût de l'article, poids, dimensions et réglementations d'expédition.

4 principaux types de documents d'expédition internationaux

Facture commerciale internationale: Il s'agit de la preuve de vente qui doit accompagner toutes les expéditions internationales. Ceci comprend; des informations détaillées sur l'acheteur et le vendeur, les informations sur le transitaire, les informations bancaires et de paiement, l'itinéraire d'expédition, la description de l'article, la quantité, le pays d'origine de l'article, le code SH, la description de l'article, la valeur de l'article, le poids de l'article et les conditions d'expédition.

Facture proforma: Il s'agit d'une facture ou facture estimée qui est envoyée aux prospects internationaux (un devis que vous envoyez avant que l'achat ne soit finalisé). Cela permet un arrangement des finances et des documents d'importation. Les détails inclus dans cette facture sont ; informations sur l'acheteur et le vendeur, description de l'article, valeur de l'article, codes SH des articles, détails de livraison, devise utilisée et date d'achat.

Exporter la liste de colisage: contient une liste détaillée de toutes les marchandises d'un seul envoi, ainsi que des détails importants sur chaque article individuel. De plus, ce document peut être utilisé pour un « bill of landing » et une « lettre de crédit ». Pour les envois internationaux, une liste de colisage à l'exportation est essentielle pour le dédouanement et le règlement de tout litige. Ceci comprend; la date de commande, l'adresse de livraison, les coordonnées, une liste détaillée des articles expédiés, la quantité de chaque article, les numéros SKU ou UPC, le numéro de bon de commande, les dimensions, le poids et le type d'emballage.

Certificats d'origine: Presque toutes les expéditions internationales nécessitent ce certificat pour déclarer l'origine des articles. Ils doivent être conformes à la réglementation du pays importateur et à la réglementation du pays d'origine exportateur. Ceci comprend; nom et adresse de l'expéditeur, nom et adresse de l'acheteur, transporteur exportateur, pays de fabrication, nombre de colis, date d'exportation, description de l'article, quantité, poids et signature du personnel autorisé.

Documents de transport terrestre, aérien et maritime

Le « bordereau d'atterrissage » terrestre est un contrat qui est envoyé au transporteur maritime pour le transport de marchandises par route, chemin de fer ou plan d'eau intérieur (lac, rivière, etc.). Il certifie où les marchandises sont transportées et sert de preuve que les marchandises ont été enlevées.

La « lettre de transport aérien » est un contrat pour les marchandises expédiées par avion, mettant en évidence un accord entre le vendeur et le transporteur. Cela sert de reçu de marchandises pour le transporteur aérien une fois que les marchandises arrivent à l'aéroport de destination.

Un « connaissement océanique de débarquement » est requis pour les expéditions effectuées dans les eaux internationales. Cela sert de contrat entre l'exportateur ou le vendeur et le transporteur maritime. Cela garantit que l'acheteur reçoit le produit et que le vendeur/exportateur est payé.

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